Nem mesmo a revolução digital imposta pela internet conseguiu minimizar a importância de saber como organizar sua agenda, não é mesmo?
Afinal de contas, tendo ela sempre à mão significa que você está no limiar entre a ordem e o caos na sua atribulada rotina.
Quer saber algumas dicas muito práticas e fáceis sobre como organizar sua agenda e tornar o dia a dia ainda mais controlado? Pois então confira tudo a respeito, no post de hoje!
5 dicas de como organizar sua agenda e ser mais produtivo
Uma providência fácil e prática, mas que traz excelentes resultados e é recomendada por grandes empresários de sucesso: ter uma agenda organizada e em dia! Veja as dicas que separamos para você pôr seu dia em ordem antes dele começar!
1- Programe o seu dia com antecedência
Ao finalizar as tarefas do dia, dedique uns minutinhos extras à organização da sua agenda para o dia seguinte.
Esse esforço — mínimo, diga-se de passagem — ajuda a trabalhar melhor o dia seguinte, uma vez que você já saberá como se organizar ao longo de todo o dia.
E sabe por que a agenda é fundamental nesse sentido? Porque ao aprender como organizar sua agenda, ela se transforma em um registro fiel de tudo o que você fez. É uma grande aliada.
Mas valem aqui, ainda, duas dicas importantes ao se programar com antecedência.
Programe mais dias à frente
Se há tempo disponível para tanto, comece a esboçar as tarefas para o resto da semana e, se possível, ao longo de todo o mês.
Essa ação é um gostoso exercício de se conhecer um pouco mais, da mesma maneira que você passa a identificar o tempo exigido para o cumprimento de cada tarefa.
E, quer saber? Não é muito melhor saber o quanto você precisa para realizar algo? Assim, você trabalha de acordo com a sua própria produtividade, e não somente com os prazos estabelecidos para determinada tarefa.
Defina as suas prioridades
Saber como organizar sua agenda também ajuda a manter em foco as prioridades do dia. Assim, caso você tenha algo urgente a resolver, a agenda organizada facilita que você remaneje compromissos ou mesmo que priorize tais urgências, deixando mais espaço para a realização dela, na sua agenda.
Existem, inclusive, diversos métodos que ajudam a estabelecer foco e prioridades, e como cumpri-las. Um dos mais famosos é o método conhecido como Getting Things Done (GTD).
Trata-se de um exercício que você pode fazer na sua própria agenda, estabelecendo tarefas, prazos e contextos, definindo suas prioridades. A partir delas, basta organizar de maneira cronológica na sua agenda.
2- Aprenda a definir limites
Ao aprender como organizar sua agenda, você também descobre que não existe apenas hora para começar, mas para terminar.
Para isso, comece a colocar os limites e prazos junto das tarefas a serem realizadas. Dessa maneira, você também mantém controle sobre o prazo a partir das suas prioridades.
O que não é tão urgente, afinal de contas, que fique em segundo plano e seja resolvido no seu devido tempo.
3- Não desorganize a ordem
É comum que, durante os primeiros dias de uso da agenda, ela mais se torne um caderno de anotações. Consequentemente, a pessoa acaba acrescentando mais tarefas do que possui tempo hábil para cumpri-las.
Por isso, como já dissemos anteriormente, aprenda a mensurar o tempo necessário para realizar cada tarefa e, a partir desses valores, preencha a agenda de maneira que nenhuma dessas tarefas vai ocupar você mais do que o necessário.
Trata-se de uma técnica simples de gestão do tempo, mas que, ao saber como organizar sua agenda, a sua rotina fica ainda mais proveitosa.
Um famoso método de se fazer isso é a chamada Técnica de Pomodoro, em que se divide o tempo em intervalos regulares de 25 minutos com 5 de descaço e, a cada 2 horas, mais meia hora de descanso. Pode parecer contraditório, mas as pessoas acabam sendo bem mais produtivas com esses intervalos do que sem eles. Interessante, não?
5 dicas de como organizar sua agenda e ser mais produtivo
Uma providência fácil e prática, mas que traz excelentes resultados e é recomendada por grandes empresários de sucesso: ter uma agenda organizada e em dia! Veja as dicas que separamos para você pôr seu dia em ordem antes dele começar!
1- Programe o seu dia com antecedência
Ao finalizar as tarefas do dia, dedique uns minutinhos extras à organização da sua agenda para o dia seguinte.
Esse esforço — mínimo, diga-se de passagem — ajuda a trabalhar melhor o dia seguinte, uma vez que você já saberá como se organizar ao longo de todo o dia.
E sabe por que a agenda é fundamental nesse sentido? Porque ao aprender como organizar sua agenda, ela se transforma em um registro fiel de tudo o que você fez. É uma grande aliada.
Mas valem aqui, ainda, duas dicas importantes ao se programar com antecedência.
Programe mais dias à frente
Se há tempo disponível para tanto, comece a esboçar as tarefas para o resto da semana e, se possível, ao longo de todo o mês.
Essa ação é um gostoso exercício de se conhecer um pouco mais, da mesma maneira que você passa a identificar o tempo exigido para o cumprimento de cada tarefa.
E, quer saber? Não é muito melhor saber o quanto você precisa para realizar algo? Assim, você trabalha de acordo com a sua própria produtividade, e não somente com os prazos estabelecidos para determinada tarefa.
Defina as suas prioridades
Saber como organizar sua agenda também ajuda a manter em foco as prioridades do dia. Assim, caso você tenha algo urgente a resolver, a agenda organizada facilita que você remaneje compromissos ou mesmo que priorize tais urgências, deixando mais espaço para a realização dela, na sua agenda.
Existem, inclusive, diversos métodos que ajudam a estabelecer foco e prioridades, e como cumpri-las. Um dos mais famosos é o método conhecido como Getting Things Done (GTD).
Trata-se de um exercício que você pode fazer na sua própria agenda, estabelecendo tarefas, prazos e contextos, definindo suas prioridades. A partir delas, basta organizar de maneira cronológica na sua agenda.
2- Aprenda a definir limites
Ao aprender como organizar sua agenda, você também descobre que não existe apenas hora para começar, mas para terminar.
Para isso, comece a colocar os limites e prazos junto das tarefas a serem realizadas. Dessa maneira, você também mantém controle sobre o prazo a partir das suas prioridades.
O que não é tão urgente, afinal de contas, que fique em segundo plano e seja resolvido no seu devido tempo.
3- Não desorganize a ordem
É comum que, durante os primeiros dias de uso da agenda, ela mais se torne um caderno de anotações. Consequentemente, a pessoa acaba acrescentando mais tarefas do que possui tempo hábil para cumpri-las.
Por isso, como já dissemos anteriormente, aprenda a mensurar o tempo necessário para realizar cada tarefa e, a partir desses valores, preencha a agenda de maneira que nenhuma dessas tarefas vai ocupar você mais do que o necessário.
Trata-se de uma técnica simples de gestão do tempo, mas que, ao saber como organizar sua agenda, a sua rotina fica ainda mais proveitosa.
Um famoso método de se fazer isso é a chamada Técnica de Pomodoro, em que se divide o tempo em intervalos regulares de 25 minutos com 5 de descaço e, a cada 2 horas, mais meia hora de descanso. Pode parecer contraditório, mas as pessoas acabam sendo bem mais produtivas com esses intervalos do que sem eles. Interessante, não?
Existem aplicativos, hoje em dia, que simulam perfeitamente tudo o que você precisa em uma agenda física, mas com as regalias tecnológicas, como avisos sonoros e lembretes por e-mail, entre outras funcionalidades únicas.
Um dos mais populares é o Trello. Mas o Google Agenda é, também, bastante versátil. Mas que fique aqui um conselho para finalizarmos: não dependa exclusivamente de agendas digitais. Tenha a sua sempre à mão e aprenda, antes de começar a utilizá-la, como organizar sua agenda com as dicas que sugerimos aqui!
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